Processen optimaliseren. Waar moet je beginnen?
Het is het begin van een nieuw jaar. Ongetwijfeld hebben veel IT-managers de opdracht gekregen om op de kosten te letten. Efficiënter werken en je processen optimaliseren is daarbij cruciaal. Snel gezegd, maar waar begin je? In deze blog helpt Patrick Smits, Sales Director en partner bij Mendify, je op weg.
Begin op tijd
Procesoptimalisatie staat lang niet bij elke organisatie hoog op de strategische agenda. Te duur, te tijdrovend, te spannend. Wat is dán het moment dat je je processen onder de loep neemt? Als iets in het proces begint te haperen, als je medewerkers op verschillende manieren werken en de uitkomst anders is dan je verwacht of als de wereld om je heen je dwingt. Is het geen virus dan is het wel een energiecrisis of een andere crisis die de wereld op z’n grondvesten doet schudden. Als je dan pas gaat kijken naar je bedrijfsprocessen en de tools die je hebt om die processen te ondersteunen, ben je misschien te laat. Wil je wél vandaag beginnen, hoe begin je dan?
Stap 1: Analyse
Elke procesoptimalisatie begint met een gedegen analyse. Vorm een team met diverse betrokken medewerkers uit de business en speel een middag detective in je eigen organisatie. Kijk met elkaar hoe er dag tot dag wordt gewerkt, waarom dat zo gebeurt en waar het knelt. Betrek ook het IT-team. Wat gebeurt er onder de motorkap en hoe ondersteunt technologie op dit moment het proces? Zo kun je op een heel pragmatische manier inventariseren waar de knelpunten zitten.
Stap 2: Zelf doen of samenwerken?
Nu je de knelpunten weet, kun je nadenken over een oplossingsrichting. Maak het klein en doe dit met dezelfde groep collega’s waarmee je de analyse hebt gemaakt. Wil je dit challengen? Of leunen op kennis en ervaring van andere bedrijven? Of ben je beperkt in tijd? Dan kan het een strategische keuze zijn om een externe partij te vragen je te adviseren bij het bedenken van de meest optimale nieuwe manier van werken.
Stap 3: Denk groot
Ga vervolgens eerst bedenken hoe het ideale plaatje eruit zou moeten zien. Waak ervoor dat je niet in je huidige denkwijze vast blijft zitten, maar denk buiten de huidige processen. Denk groot en denk vanuit een visie: hoe kun je het leven van medewerkers, klanten en leveranciers zo makkelijk mogelijk maken? En wat levert dat op?
Stap 4: Begin klein
Waar zit de grootste winst? Pak als eerste dat ene puzzelstukje van de grote puzzel en daag jezelf daarmee uit. Maak niet de fout om direct grote stappen te willen zetten. Kleine stapjes, maar met een heldere richting, zo kom je het verst.
Stap 5: Bepaal de ROI
Als je een proces optimaliseert en digitaliseert, gaat dat altijd gepaard met een bepaalde inspanning en een bepaalde kostenpost. Dat kunnen uren van je eigen mensen zijn of uren van externe professionals. Dan is het goed vooraf te berekenen hoeveel winst of rendement je krijgt op die investering. Wat kost het proces je vandaag, wat levert het je op als je fouten kunt beperken of voorkomen én wat betekent een efficiëntere werkwijze voor je medewerkers, klanten of leveranciers?
Stap 6: Bedenk een oplossing
Heb je het juiste vraagstuk te pakken? Dan is het tijd om aan de oplossing te gaan werken. De kracht van low-code-technologie is dat je heel snel een proof-of-concept neer kunt zetten. Maak je vraagstuk klein, doe een aantal weken ervaring op en creëer inzicht: levert deze oplossing daadwerkelijk het resultaat op dat je voor ogen hebt? Is dat het geval? Dan is het tijd voor het volgende puzzelstukje.
Procesoptimalisatie als onderdeel van je bedrijfscultuur
Continu werken aan procesverbetering moet ook onderdeel zijn van de bedrijfscultuur. Dit is makkelijker gezegd dan gedaan. Om die cultuur te stimuleren, is het prettig een partner te hebben die je daarbij kan begeleiden en die de tools heeft om dat te kunnen doen. Een low-code-platform als dat van Mendix is zo’n tool. Mendix geeft je de wendbaarheid die je nodig hebt als je processen wilt optimaliseren, zodat je ROI hoger en je time-to-value korter wordt.
Welk proces ga jij optimaliseren?
Wil je ontdekken hoe je met Mendix-low-code in sneltreinvaart start met procesoptimalisatie binnen jouw organisatie? Neem gerust vrijblijvend contact met ons op, we laten je graag zelf de kracht van Mendix ervaren.